Vào những ngày cuối năm, nhu cầu tổ chức sự kiện càng ngày càng nhiều. này tiệc tất niên, tổng kết công ty, khen thưởng viên chức,… Nó giống như một hoạt động thường niên và chẳng thể nào thiếu của doanh nghiệp. Để tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê ngoài hoặc tự tổ chức. Đối với một số doanh nghiệp tự tổ chức, điều khiến họ lo lắng nhất đó chính là quy trình. Vì chưa có nhiều kinh nghiệm nên luôn thắc mắc phải tổ chức sự kiện như thế nào cho hợp lý. Dưới đây là hướng dẫn các bước tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Bạn có thể tham khảo và tổ chức cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm: cong ty to chuc su kien event

Quy trình tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 giai đoạn. Trước, trong và sau sự kiện. Các hoạt động cụ thể trong từng giai đoạn như sau:

Trước sự kiện:

- tập kết nhân lực dự tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- cữ địa điểm tổ chức sự kiện sao cho hiệp và tiện lợi cho người tham dự
- Liên hệ các dịch vụ can dự như thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, các vũ đoàn nhảy múa để tổ chức các tiết mục văn nghệ.
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Tổ chức công tác truyền thông, marketing cho sự kiện
- Sắp xếp mời khách, dụng cụ đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án ngừa xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…

Trong bất cứ sự kiện nào, nhiệm vụ của người quản lý là quan trọng nhất. Đây chính là người bao quát sờ soạng các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Người quản lý sự kiện có nhiệm vụ cắt cử công việc, quy định vận hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động phê duyệt hệ thống máy bộ đàm với các viên chức hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự trù, làm chấp thuận người tham dự lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện
Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có trách nhiệm quét dọn các thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng để bàn giao cho bên thứ 3. Đồng thời thu dọn khu vực tổ chức để trả lại không gian cho người chủ.

Xem thêm: cach to chuc su kien ra mat san pham moi

Đánh giá kết quả sự kiện

Sau khi hoàn thành vơ các công việc của sự kiện, người quản lý sự kiện có trách nhiệm tổng kết kết quả của sự kiện. Làm mỏng gửi lên cấp trên để đánh giá chừng độ thành công của sự kiện. song song tính lương cho nhân sự dự hỗ trợ và thực thi sự kiện.