Hoạt động gặp mặt được xem là hoạt động thường niên của một tổ chức hay tập thể nào đó. Có thể là một lớp học hoặc một doanh nghiệp. Vào những ngày lễ tết hay Thống nhất một ngày hàng năm, họ thường tổ chức hội họp để các thành viên tụ tập và tâm sự cùng nhau. Có thể kèm theo tiệc ăn uống nhẹ hay các tiết mục văn nghệ.

Xem thêm: 10 cong ty to chuc su kien uy tin

Những năm gần đây khuynh hướng tổ chức sự kiện gặp mặt dần trở nên phổ thông và được nhiều người chú trọng. Dưới đây là chỉ dẫn các bước tổ chức sự kiện họp mặt bạn hãy tham khảo nhé!
Để tổ chức sự kiện gặp mặt cần có một ban tổ chức gồm nhiều thành viên. Các thành viên trong nhóm đòi hỏi có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để phân công công việc (Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích quảng cáo....).

Các bước chuẩn bị
- Bạn hãy Đảm bảo một hàng ngũ nhân sự chuyên nghiệp cho khâu chuẩn bị và tổ chức nhé. Chuẩn bị cho mình một hàng ngũ đầy máu nóng và tận tâm tận tình. Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan yếu sẽ dễ dàng hơn.
- Chuẩn bị ngân sách bằng cách lên dự trù kinh phí cho sự kiện. Càng cụ thể, càng trung thành càng tốt
- Chuẩn bị ý tưởng và chủ đề xuyên suốt sự kiện
- Chuẩn bị thời gian biểu cho các hoạt động của sự kiện
- Chuẩn bị bảng thời gian chi tiết cho từng hoạt động của sự kiện
- Đảm bảo về thông tin kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự hiệp tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn trôi chảy hơn.

Các bước thực hiện :
- Thống nhất thời kì, địa điểm tổ chức sự kiện để thông báo để khách mời và quan khách dự. song song bạn cũng cần phải chốt tên và chủ đề, concept của sự kiện
- Thống nhất về ngân quỹ, thời gian biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.
- Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tình nguyện viên để nghĩ suy trao đổi về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm ăn nhập nhất để thảo luận kế hoạch hoạt động.
- Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp đặt các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp đặt họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cậy.
- Đảm bảo về việc cập nhật mọi nguồn thông báo liên can đến sự kiện.
- cữ nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác.

Xem thêm: tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

- truyền bá sự kiện : Chuẩn bị sách thông báo, phát lăng xê, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, giao thông điện thọai, thư nhóm điện tử...
- Việc Đảm bảo các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan trọng. Những vấn đề về tâm tính không tốt, thiếu sót về đàm đạo thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.
- Đảm bảo nhóm không có vấn đề nội bộ phát sinh : giao thông thẳng với các nhóm trưởng, các thành viên và tự nguyện viên